1. Veri sorumlusu ve veri işleyen

Sistemin okul tarafından kullanılması halinde öğrenci, gözetmen ve kullanıcı verileri üzerinde veri sorumlusu ilgili okul/kurumdur. Kelebek Sınav Sistemi hizmet sağlayıcı olarak, okulun talimatları doğrultusunda veri işleyen konumunda olabilir.

2. İşlenen kişisel veriler

Sistemde okul numarası, ad soyad, sınıf/şube, cinsiyet, BEP işareti, sınav, salon, oturma yeri, gözetmen bilgileri, kullanıcı hesap bilgileri, IP adresi, işlem ve PDF indirme logları işlenebilir.

3. İşleme amaçları

Veriler sınav yerleşimi oluşturma, gözetmen krokisi ve listeleri hazırlama, sınav evrakı/zarf takibi, sınav yeri sorgulama, güvenlik, yetkilendirme, denetim ve yedekleme amaçlarıyla işlenir.

4. Hukuki sebepler

Veri işleme faaliyeti okulun eğitim-öğretim ve sınav organizasyonu süreçlerinin yürütülmesi, hukuki yükümlülüklerin yerine getirilmesi, sözleşmenin ifası ve meşru menfaat kapsamında değerlendirilebilir. Özel nitelikli veri niteliği taşıyabilecek alanlarda ayrıca okulun kendi mevzuat ve açık rıza/istisna değerlendirmesini yapması gerekir.

5. Aktarım ve saklama

Veriler yetkili okul kullanıcıları tarafından görüntülenebilir. PDF çıktıları kullanıcı tarafından indirildiğinde sistem dışına çıkar; bu belgelerin yetkisiz kişilerle paylaşılmaması gerekir. Veriler okul tarafından belirlenen saklama süresi boyunca tutulmalı, süresi dolduğunda silinmeli veya anonimleştirilmelidir.

6. İlgili kişi hakları

İlgili kişiler KVKK kapsamındaki başvuru haklarını veri sorumlusu olan okul/kuruma iletebilir. Başvuruların değerlendirilmesi ve sonuçlandırılması okul/kurum sorumluluğundadır.