1. Taraflar

Veri sorumlusu: Sistemi kullanan okul/kurum. Veri işleyen: Kelebek Sınav Sistemi hizmet sağlayıcısı. Taraf bilgileri gerçek sözleşmede açıkça yazılmalıdır.

2. Kapsam

Sözleşme, sınav yerleşimi, PDF çıktı üretimi, sınav evrakı/zarf takibi, kullanıcı yönetimi, loglama ve yedekleme süreçlerinde işlenen kişisel verileri kapsar.

3. Veri işleyenin yükümlülükleri

Veri işleyen, verileri yalnızca veri sorumlusunun talimatı ve hizmetin sağlanması amacıyla işler; yetkisiz erişimi önlemek için makul teknik ve idari tedbirleri uygular; ihlal şüphesi halinde veri sorumlusunu bilgilendirir.

4. Veri sorumlusunun yükümlülükleri

Veri sorumlusu, ilgili kişilere aydınlatma yapmak, işleme hukuki sebebini belirlemek, kullanıcı yetkilerini doğru tanımlamak, PDF çıktıları güvenli saklamak ve saklama/imha sürelerini belirlemekle yükümlüdür.

5. Alt işleyenler ve barındırma

Hosting, e-posta veya yedekleme gibi altyapı hizmetlerinde alt işleyenler kullanılabilir. Bu bilgiler gerçek sözleşmede hizmet sağlayıcı bilgileriyle birlikte belirtilmelidir.

6. Silme, iade ve anonimleştirme

Hizmet sona erdiğinde veri sorumlusunun talimatıyla veriler silinir, anonimleştirilir veya uygun formatta iade edilir. Okul panelindeki KVKK araçları bu süreçleri desteklemek için tasarlanmıştır.

7. Denetim ve loglar

PDF indirme, hassas veri erişimi, silme ve anonimleştirme işlemleri denetim amacıyla loglanabilir. Bu loglar yetkili kullanıcılar tarafından incelenebilir.